05 May
Gestión de proyectos: qué es, ejemplos, para qué sirve, y cuáles son las funciones de un gerente
Versión en audio:
La
planificación y gestión de proyectos son los factores determinantes del
éxito de proyecto. Por muchos recursos que tenga, o por muy buenos que
sean los expertos que participan en el proyecto si no consigue hacer un
plan de proyecto correcto o no asigna a un profesional o profesionales
que se encargan de llevar su proyecto y gestionar todos sus aspectos, es
muy probable que se quede estancado en alguna etapa. O que logrará
completamente otro resultado en comparación con lo que deseaba.
Aunque esto
se aplica a los proyectos de cualquier complejidad, ya sea organización
de un viaje, construcción de un local, migración de datos entre
sistemas de planificación de recursos empresariales, o apertura de una
empresa filial, en este artículo vamos a hablar sobre la gestión por
proyectos en las organizaciones. De este modo, si aún está comenzando a
trabajar en forma de proyectos o quiere aprender cómo hacerlo
correctamente, hemos recopilado el marco conceptual de la dirección de
proyectos donde le explicamos:
- ¿Qué es un proyecto?
- ¿Qué es gestión de proyectos?
- ¿Para qué sirve la gestión de proyectos?
- ¿Quién es el gerente de proyecto?
- Ejemplos de gerencia de proyectos
¿Qué es un proyecto?
Antes de
definir qué es la gestión de proyectos, hay que entender que es un
proyecto en general. Un proyecto se puede definir como una actividad con
límites de tiempo y recursos disponibles, iniciada para lograr un
resultado.
Como
podemos ver, las características diferenciales de un proyecto son: un
marco de tiempo limitado, recursos comprometidos y resultado por lograr.
Entre las otras características del proyecto están:
Singularidad
Aunque
podemos encontrar proyectos modelos, o plantillas de proyectos, por lo
general cada proyecto tiene un serie de características únicas que le
distinguen de otros proyectos. Solo que algunos pueden ser 100% únicos, y
otros solo en una parte. Pero cada resultado y objetivo requerirá
algunos cambios.
Objetivo específico
Cuando
definimos que quiere decir ‘proyecto’, dijimos que un proyecto es una
actividad orientada a un resultado concreto. Ya sea construcción de un
edificio, desarrollo de un sistema, introducción de un nuevo proceso,
campaña de marketing en las redes sociales, u otra cosa. Todos estos
proyectos tendrán un resultado específico como objetivo. Sin ello, no es
un proyecto. Además, si el proyecto no define el resultado que se
propone a conseguir es imposible desarrollar una lista de actividades.
Incorporación de diferentes ámbitos y colaboradores
Cada
proyecto requiere un grupo de expertos diferentes. Pueden ser de
diferentes departamentos, expertos externos, consultores de varias
industrias que normalmente no trabajan en el mismo sitio y en las mismas
actividades.
Un gestor de proyecto
Al
ser una actividad de recursos y tiempo limitado, un proyecto suele
tener a una persona encargada de su ejecución. Esta persona gestiona
todas las fases del ciclo de vida del proyecto para que se completen a
tiempo y de acuerdo con el plan de proyecto.
A base de
esa descripción general del proyecto, podemos ver su diferencia con
otras actividades rutinarias que se toman en una organización, como en
caso de realización de un plan operativo, por ejemplo.
¿Qué es gestión de proyectos?
Existen
varias interpretaciones de lo que es la gerencia de proyectos (project
management en inglés). Según la fuente más autorizada, La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos,
por la gestión de proyectos se entiende la aplicación de habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con
los requisitos del proyecto.
En otras
palabras, es una serie de actividades también que en conjunto ayudan a
conseguir el resultado esperado del proyecto. El proceso de
administración de proyectos se extiende a la planificación, realización
del proyecto, gestión de cambios y obstáculos que aparecen en la etapa
de implementación, distribución de recursos y uso de tiempo, y control de los aspectos relacionados con la finalización del proyecto.
La gestión de proyectos va a requerir diferentes técnicas, tareas, y herramientas dependiendo del ciclo de vida del proyecto. Para que tengan una idea general, las etapas de un proyecto son las siguientes:
- Iniciación del proyecto
- Planificación
- Ejecución
- Control
- Finalización
¿Para qué sirve gestión de proyectos?
Como ya
mencionamos más arriba, entre los objetivos principales de gestión de
proyectos está ayudar a alcanzar el resultado esperado del proyecto. Y
la gerencia de proyectos profesional ayuda a alcanzar estos resultados
con menos recursos, en tiempo óptimo y con menos problemas y
desviaciones posible. Para ser más precisos, la gestión de proyectos
ayuda en:
- Planificación adecuada de actividades
- Limitación de plazos para la ejecución de cada etapa de proyecto y de inicio y finalización del proyecto en general
- Distribución de tareas a los expertos correctos
- Elaboración y control consecutivo del presupuesto de proyecto
- Anticipación y prevención de riesgos
- Control de progreso del proyecto
- Comunicación y colaboración dentro del equipo del proyecto y con las partes externas
Muchos se
preguntarán aquí para qué deben organizar el trabajo de proyectos si
manejan muy bien sus actividades de día a día con una
administración/gestión de la empresa con el modelo clásico basado en
roles, y no en proyectos. Y otros tantos preguntarán en qué se
distinguen estos dos modelos.
Lo
primero que hay que entender es que la gestión de proyectos está
limitada en tiempo. Un proyecto es un empeño temporal que termina una
vez se haya conseguido su objetivo. En cambio, una empresa normalmente
tiene objetivos y planes estratégicos que se extienden y se renuevan por muchos años.
Por lo
tanto, gestionar empeños temporales iniciados para un objetivo concreto
ofrece más flexibilidad, agilidad y un resultado más rápido y tangible
en comparación con una actividad dirigida a los objetivos estratégicos.
¿Quién es el gerente de proyecto?
A base de
las funciones de la gestión de proyectos, podemos deducir las funciones
de gestor de proyectos y quien es el gerente de proyectos, en general. Recordemos
una vez más la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos,
que define quien es el gerente de proyecto. Según ella, es la persona
que se asigna para liderar el equipo y se responsabiliza por lograr los
objetivos del proyecto.
Una de
las características clave de un proyecto es que suele tener elementos
únicos. Eso quiere decir que cada proyecto es un mundo distinto que
requiere distintas actividades y por ello implica distintas competencias
y tareas para el gerente de proyecto. Así que no va a encontrar una
lista fija de todas las funciones de gestor de proyecto.
En
términos generales, un gestor de proyecto se encarga de que se alcance
el objetivo del proyecto y se ocupa de organizar el proceso de trabajo,
asignar recursos y distribuir la carga de trabajo. También, se hace
responsable de que los dos aspectos más importantes del proyecto que es
el tiempo y los recursos, se usen de manera más eficiente posible.
Pueden ser tanto de la empresa que inicia el proyecto, como consultores o contratistas de fuera.
¿Qué hace un gestor de proyectos?
Vamos a ver los ejemplos de las funciones de gestor de proyectos más comunes.
Fase preparatoria
– Dentro de las actividades de la fase preparatoria, el gerente participa en el desarrollo del plan de proyecto.
– En la etapa de planificación
también participa en la definición del marco temporal del proyecto,
refinamiento de los entregables y en la definición de alcance del proyecto.
– Elabora el mapa de stakehokders para el proyecto.
– Crea planes adicionales que se requieren para realizar el proyecto con menos dificultades, como, por ejemplo, plan de comunicación o plan de contingencia.
– Elabora una lista de tareas que hay que completar para obtener los entregables del proyecto
deseados y la formaliza. Controla que las tareas conectadas estén
marcadas y que las actividades estén de acuerdo con los objetivos.
– Se asegura que todas las partes interesadas den el visto bueno a todas las decisiones tomadas en la fase de preparación.
– Elige la metodología de gestión de proyecto adecuada para gestionar el proceso de implementación (metodología Waterfall, métodos ágiles, marco Scrum, Kanban, Lean, o en algunos casos mezcla de varios).
Fase de implementación
– Lidera a todos los participantes
del proyecto, levanta su moral si es necesario, y asegura un alto nivel
de la productividad en el equipo.
– Controla la implementación del
proyecto en general y en concreto de las actividades y lo compara con el
plan de proyecto inicial. Introduce mejoras si es necesario.
– Elabora métricas de control.
– Gestiona y controla el uso óptimo de los recursos humanos, financieros y materiales involucrados en el proyecto.
– Gestiona los cambios que ocurren, soluciona los problemas y los impedimentos.
– Realiza gestión de riesgos en proyectos.
– Compone informes a lo largo de todo
el proyecto tanto para el uso interno, como para las partes interesadas
externas como clientes, inversores, alta dirección, contratistas.
De hecho, según las estadísticas de gestión de proyectos de 2022,
recopiladas por Findstack, la preparación de informes sobre el estado
del proyecto está en el top de la lista de las cosas que hace un gestor
de proyectos.
– Mantiene comunicación con los
participantes del proyecto, clientes, y otras partes interesadas, y se
asegura de que todos estén en la misma página.
– Usa el software para administración de proyectos, donde lleva control de todas las tareas, hitos, plazos y costes, crea informes y colabora con el equipo.
– Mantiene alto nivel de calidad de los entregables y de desempeño en general.
– Participa en el proceso de adquisiciones.
Fase de finalización
– Participa en todas las actividades relacionadas con el cierre del proyecto.
– Se hace cargo de controlar que todas las obligaciones contractuales estén cumplidas al completar el proyecto.
– Anota conclusiones y observaciones del proyecto para los próximos.
– Ayuda con la preparación de la documentación requerida.
Como
pueden ver, el alcance de las funciones es muy complejo y cubre muchos
ámbitos diferentes. Por eso es importante que un gerente de proyecto
posee amplios conocimientos, habilidades técnicas y las competencias
sociales (‘soft skills’ de inglés). Es importante que el gerente sepa
reaccionar oportunamente a los cambios y problemas, y adaptar sus
habilidades a cada proyecto.
Solución eficiente para la gestión de proyectos
Use GanttPRO para planificar y gestionar
todos los aspectos de proyectos: recursos, costos, tiempo, carga de
trabajo y mucho más.
Actualmente,
la especialización en gerencia es muy popular, ya que cada vez más
empresas buscan a los gerentes de proyectos especializados que puedan
llevar a cabo todas estas funciones.
Gerencia de proyectos: ejemplos
Existen miles y miles de ejemplos de gerencia de proyectos dependiendo del sector y tipo de proyecto.
En el
ámbito bancario, por ejemplo, puede haber gerencia de proyectos
dirigidos a emisión y posicionamiento de nuevas tarjetas de crédito con
nuevos términos y condiciones, adición de transacciones que aún no están
bancarizadas en el sistema bancario, mejoras en el servicio
corporativo.
En el
ámbito bancario, por ejemplo, puede haber gerencia de proyectos
dirigidos a emisión y posicionamiento de nuevas tarjetas de crédito con
nuevos términos y condiciones, adición de transacciones que aún no están
bancarizadas en el sistema bancario, mejoras en el servicio
corporativo.
Otro ejemplo muy común en los tiempos actuales, es la administración de proyectos de investigación.
Gestión de un proyecto complejo
Para poner un ejemplo de
administración de proyectos más concreto, supongamos que tiene un
negocio en hostelería y tiene un proyecto cuyo objetivo es la apertura
de un local gastronómico nuevo. El proyecto empieza en enero y termina
en septiembre, tiene un presupuesto fijo y una serie de actividades
requeridas.
¿Cuáles son? Antes que nada habrá que
gestionar los aspectos relacionados con la ubicación del local. Las
actividades van a variar dependiendo de que si va a alquilar un local o
construir/reconstruir uno por su cuenta. Como ejemplo, el proyecto puede
requerir trabajo de artistas gráficos, diseñadores o arquitectos. Y si
se suponen obras de construcción, el proyecto preverá todo lo que es el
interior y exterior del local – desde los suelos, hasta el sistema de
suministros.
Después, incluirá el trabajo de
juristas con todos los aspectos legales como obtención de permisos y
licencias, seguros, temas bancarios, y registros, por ejemplo. Otros
expertos se dedicarán a desarrollar el menú y solucionar otras cosas
relacionadas con el servicio del local.
Hoy en día, no se puede imaginar la
apertura de un restaurante o bar sin una campaña de marketing anterior y
posterior. Dependiendo del público objetivo, pueden ser canales de
marketing tradicional o marketing digital, o también ambos. Las
actividades más típicas serían una campaña en redes sociales, creación
de pancartas y su posicionamiento, promociones para los primeros
clientes, creación de una cuenta en redes sociales y atracción de
clientes a través de marketing en buscadores (SEM).
Las actividades de marketing también pueden ser bastante extensas y complejas. En este caso, podrán ser tratados en un plan de marketing digital o plan de social media marketing aparte.
Otra parte de responsables se ocupará
de organizar todo lo que es el servicio y las operaciones del local. Y
también, una de las cosas muy importantes para el éxito de un local
gastronómico es su plantilla. Habrá que asignar una o más personas para
contratar y entrenar al personal.
Gestión de proyectos de software
Otro
ejemplo puede ser la gestión de proyectos de software que ahora quizás
están en su mejor momento. La gestión de proyectos informáticos trata de
la misma planificación, programación, implementación y control de un
plan con actividades que están limitadas en tiempo y recursos. Solo que
el resultado buscado es la creación o mejora de software.
Entre las características que los distinguen de otros proyectos esta:
- El objetivo del proyecto
- El desarrollo de software consiste en unos pasos que se siguen en la gestión de proyectos de cualquier software
- En la mayoría de los casos los gerentes de proyectos necesitan formación técnica
Usualmente,
en la gestión de proyectos informáticos, el gerente participa en la
planificación e iniciación del proyecto desarrollando el plan de
proyecto, preparando estudios de factibilidad, formalizando los
conceptos, etc.
Después
participa también en la recopilación de los requisitos, su análisis y
formalización, diseño del concepto y en la fase del desarrollo del
concepto aprobado.
También
gestiona y controla las pruebas de calidad del software y su posterior
lanzamiento y mantenimiento. Y, en muchos casos, vuelve a la fase de
inicio como lo requiere el proceso usual de desarrollo de software.
Este es el ejemplo de un plan de gestión de proyecto de software:
