Algunos
proyectos pueden incluir cientos de tareas y dependencias. Y a veces no
es fácil identificar las tareas más importantes y cumplir con sus
plazos. ¿Conoce el método que puede solucionar este problema? Si no, a
continuación le explicamos todo sobre el método de la ruta crítica, y en particular: 

• ¿Qué es la ruta crítica? 
• ¿Para qué sirve la ruta crítica?
• ¿Cómo calcular una ruta crítica? 
• Análisis de la ruta crítica
• ¿Cómo hacer una ruta crítica en Excel?
• ¿Cómo se hace la ruta crítica en MS Project? 
• ¿Cómo hacer una ruta crítica online? 
• Software para hacer ruta crítica online
• Ejemplo de ruta crítica

Qué es la ruta crítica – definición

La definición de la ruta crítica en la gestión de proyectos, según PMBOK,
es fácil y compleja a la vez. Se define como una “secuencia de
actividades que representa la ruta más larga en le proyecto, que
determina su duración más corta posible». 

En términos
más simples, son todas aquellas actividades de las que depende la
completación de proyecto. Si se retrasan ellas, se retrasa todo el
proyecto. 

El método de la ruta crítica (CPM en inglés) es una técnica de gestión paso a paso y una herramienta de planificación de procesos de proyectos. Se aplica para Identificar tareas críticas y no críticas y prevenir los problemas con los plazos.

Y cómo
identifica si la tarea es crítica o no? Fácil. Si puede retrasar una
parte de su tarea sin posponer el trabajo en otras actividades, no es
una tarea crítica. Sus tareas son críticas si no se pueden retrasar y
las identifica en el proyecto por limitaciones de tiempo.

Otros dos
conceptos que debería saber son la flotación (holgura) y el diagrama de
programación. La flotación (holgura) es la cantidad de tiempo que una
actividad del plan se puede retrasar o extender desde su fecha de inicio
anticipada sin retrasar la fecha de finalización del proyecto. El
diagrama de programación es una representación gráfica de las relaciones
lógicas en el proyecto.

¿Para qué sirve la ruta crítica?

El método de ruta crítica ayuda a los gerentes de proyectos a planificar y a programar en los diagramas de Gantt
todas las tareas y actividades que deben completarse en un proyecto en
diferentes esferas, como por ejemplo la investigación, TI, la
construcción, etc.

¿Cómo calcular la ruta crítica?

Vamos a
verlo en un ejemplo sencillo. La gestión de proyectos con el método de
la ruta crítica funciona perfectamente para los proyectos con plazos
cortos. Por ejemplo, digamos que el propósito de nuestro proyecto es
hacer un jardín en el patio. Ahora necesitamos establecer todas las
formas y pasos que nos mostrarán cómo plantar el primer árbol.

Para completar este proyecto con éxito, necesitamos enumerar todas las tareas que deben realizarse. 

Como puede ver, algunos de los
pasos no pueden comenzar antes de que hayan terminado los otros, porque
dependen de los demás. Los pasos “Cavar un hoyo”, “Llenar el hoyo con
agua”, “Plantar el árbol” son actividades secuenciales, porque deben
realizarse en un orden específico.

En nuestro ejemplo, estos 3
pasos y el primero (“Elegir un lugar en el patio”) son los pasos
críticos más importantes para alcanzar el objetivo. Y deben estar
incluidos en la ruta crítica de nuestro proyecto.

La idea principal aquí es que no podemos comenzar algunas actividades o pasos hasta que los demás hayan terminado.

Ahora no es difícil calcular la
duración del proyecto. Podemos determinar la hora de inicio aproximada
para cada paso en la ruta crítica.

• Elegir un lugar en el patio – 30 minutos
• Comprar una pala – 30 minutos
• Elegir plantones – 30 minutos
• Cavar un hoyo – 10 minutos
• Llenar el agujero con agua – 5 minutos
• Plantar el árbol – 15 minutos

Si resumimos la duración de
todas las tareas críticas, obtendremos el tiempo que necesitamos para
completar nuestro proyecto. En nuestro ejemplo de ruta crítica,
necesitaremos 2 horas. 

Análisis de la ruta crítica

El análisis de la ruta crítica ayuda a predecir si un proyecto terminará a tiempo.

Las principales ventajas y algunas desventajas de análisis de la ruta crítica

¿Cómo ayuda el método de la ruta crítica a los gerentes de proyectos a lograr el éxito en la realización del proyecto?

• Demuestra la vista gráfica de cualquier proyecto.
• Ayuda a identificar las tareas más importantes que debe gestionar.
• Ayuda a ahorrar tiempo y reducir los plazos.
• Ayuda a comparar el progreso planificado y real.
• Ayuda a que las dependencias sean visibles y claras.
• Ayuda a planificar, programar y controlar sus proyectos.
• Ayuda a identificar todas las actividades críticas que necesitan su atención especial.

Parece útil, ¿no?

Pero a pesar de que el método de la ruta crítica es una técnica muy útil para la gestión de proyectos,
tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, no considera las dependencias
entre recursos. Puede llevarle a la situación en la que preste menos
atención a las tareas no críticas. Y estas a veces pueden volverse
críticas. Los proyectos con una ruta crítica a menudo pueden quedar
incompletos dentro del tiempo requerido, y así sucesivamente.

¿Cómo calcular una ruta crítica en la gestión de proyectos?

El análisis de ruta crítica es una herramienta poderosa que puede ayudarle
en la planificación y administración de cualquier proyecto. El proceso
consta de seis pasos. 

Paso 1: Especifique sus actividades

Empiece a
identificar todas las tareas de su proyecto. La lista de actividades
específicas debe incluir solo actividades de nivel superior. Eso
dividirá las tareas en secciones manejables. Su estructura puede verse
como listas, tablas o estructuras de árbol.

Paso 2: Establezca dependencias

Algunas
actividades comenzarán solo cuando las otras estén completas. Si enumera
los predecesores de cada actividad, le ayudará a identificar el orden
correcto.

Paso 3: Visualice la ruta crítica

Ahora que
tiene sus actividades identificadas y con las dependencias
establecidas, puede dibujar el diagrama de red de la ruta crítica (el
gráfico de análisis de la ruta crítica).

Los
gerentes de proyectos utilizan diagramas de red de rutas críticas para
obtener una vista de los proyectos desglosados en tareas separadas.
Las casillas, flechas y círculos ayudan a visualizar las actividades y
las dependencias. Debe nombrar cada actividad y resaltar los caminos.

No es necesario dibujar diagramas de la ruta crítica en papel porque puede utilizar el software especial para esto.

Paso 4: Estime el tiempo de finalización de la actividad

Incluso si no tiene suficiente experiencia, puede intentar estimar el
tiempo que será requerido para completar todas sus actividades. La
medida puede ser de un día o de una semana. Depende del tamaño y
complejidad de sus proyectos.

Paso 5: Identifique la ruta crítica

Para identificar la ruta crítica, debe determinar los principales parámetros de sus actividades.

• El tiempo de inicio más temprano es la hora en la que una actividad puede comenzar una vez que se completan las actividades dependientes anteriores.
• El tiempo de finalización más temprano es tiempo de inicio más temprano + el período requerido para completar la actividad.
• El tiempo de finalización más tardío es la hora en que se puede completar una actividad sin retrasos.
• El tiempo de inicio más tardío es el tiempo de finalización más tardío menos el período necesario para completar la actividad.

Preste atención al tiempo de flotación: el periodo entre el tiempo de inicio más temprano y tiempo de finalización más tardío o entre tiempo de finalización más temprano y tiempo de finalización más tardío. Durante este período, su actividad puede retrasarse sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.

Con el diagrama de red, puede identificar
la ruta más larga de cualquier actividad y las secuencias más largas.
Si necesita acelerar su proyecto, debe reducir el tiempo para las
actividades de ruta crítica.

En caso de que tenga varias rutas críticas, tendrá la mayor probabilidad de que cambie el horario.

Paso 6: Actualice su diagrama y observe el progreso

Debe actualizar el diagrama para que se recalcule la ruta crítica. Ahora tendrá una vista más realista de su proyecto.

¿Por qué los gerentes de proyectos utilizan el método de la ruta crítica?

De este modo los gerentes obtienen la información necesaria sobre la duración del proyecto en el mejor caso.

• Pueden gestionar las tareas que necesitan un control estricto.
• Pueden agregar recursos limitados a los objetivos del proyecto y recalcular el valor de la ruta crítica.
• Si los términos fallan, pueden predecir rápidamente cómo cambiarlos y cumplir con los plazos.

El proceso de identificación de la ruta
crítica en los proyectos se vuelve cada vez más fácil. Cuando se empezó a
usar el método, los gerentes tenían que establecer la ruta crítica a
mano. Ahora puede ahorrar tiempo y evitar dibujar tablas y nodos
utilizando programas especializados.

¿Cómo hacer una ruta crítica en Excel? 

Si está planificando un proyecto
pequeño y necesita identificar rutas críticas, Excel puede ser una
solución. A continuación le explicamos como hacer una ruta crítica en
Excel:

• Construya un diagrama.
• Prepare la hoja de cálculo en Excel.
• Identifique la ruta crítica.
• Cree un diagrama de Gantt de ruta crítica.

Hay que tener en cuenta, que planificar proyectos con Excel requiere bastante tiempo ya que el proceso es manual. 

¿Cómo se hace la ruta crítica en MS Project? 

En esta guía encontrará todo sobre la ruta crítica en MS Project. En breve, en la vista de Herramientas de diagrama de Gantt, tiene que seleccionar Formato →  Ruta crítica → Ver → Diagrama de Gantt → Dar formato → Tareas críticas.

Después de estos pasos, las tareas críticas se resaltarán en rojo. 

¿Cómo hacer una ruta crítica online? 

Ya sabemos cómo calcular la ruta
crítica de un proyecto. Otra pregunta que puede ocurrir a mucha gente
es si existe alguna forma de hacer la ruta crítica de un proyecto
online.  

La respuesta es, sí. Existen
programas que ayudan con el cálculo y elaboración de ruta crítica. Si
usa las herramientas externas para hacerlo, debe añadir la siguiente
información: sucesores, predecesores, duración, la hora de inicio más
temprana, hora de finalización anticipada, hora de inicio más tardía,
hora de finalización más tardía y tiempo de holgura.

Software para hacer ruta crítica online

La forma más conveniente de ver,
seguir y trabajar con la ruta crítica es usando el software de
diagramas de Gantt. Este tipo de programas ayuda a hacer la ruta crítica
online automáticamente en un par de clics. Uno de ellos es GanttPRO.

Para empezar, cree su proyecto y
configure todas las tareas con la ayuda de las herramientas de
GanttPRO. Abra cualquier tarea, establezca fechas de inicio y
finalización, duraciones e identifique todos los predecesores.

Luego en la pestaña de Diagrama
de Gantt arriba en la derecha haga clic en el icono de la ruta crítica.
De este modo verá en el diagrama de Gantt de su proyecto el tiempo más
corto en el que se puede completar el proyecto y las tareas más
importantes. Ya está. ¡Es así de fácil!

El tutorial para empezar a trabajar en GanttPRO, le explicará cómo hacer un diagrama de Gantt, activar la ruta crítica para su proyecto y administrar el proyecto con la máxima facilidad.  

Ejemplo de ruta crítica

Aquí tiene un ejemplo de la ruta crítica en GanttPRO.

Ya hemos
explicado en el paso anterior como mostrarla en la herramienta. Cabe
mencionar que en GanttPRO puede descargar el diagrama de Gantt con su
proyecto y la ruta crítica en PNG o PDF. 

Resumen

Si intenta
aplicar el método CPM a la gestión de su proyecto, verá que la
identificación de la ruta crítica es necesaria para cualquier fase de
planificación. Proporciona la fecha correcta de finalización de los
proyectos y la flexibilidad para flotar actividades.

Para resumir y recordarle una vez más que el análisis de la ruta crítica es un método poderoso y eficaz de evaluación de:

• Sus tareas que debe realizar.
• Prioridades de tareas.
• Todas las actividades paralelas.
• La secuencia de programación y sincronización.
• El tiempo más corto para completar el proyecto.
• Todos los recursos que necesita para lograr el objetivo, etc.