Gestión de Portafolio de Proyectos o Gestión de Múltiples Proyectos: ¿Cuál es la diferencia y en qué consisten?

Las organizaciones que trabajan en forma de proyectos muchas veces se encuentran con situaciones en las que hay un montón de proyectos iniciados, pero en su totalidad no están dando el resultado deseado, o hay sobrecostos y retrasos continuos. Esto resulta en que se esté haciendo un trabajo y gastando recursos, pero en última instancia no trae el valor anticipado para la organización.

Entre las dos posibles soluciones a este problema está la gestión de portafolios de proyectos y desarrollo de una estrategia de gestión de múltiples proyectos. En el primer caso se trata de la determinación de proyectos con más valor para la organización que estén de acuerdo con el plan estratégico. En el segundo caso, la cuestión es aplicar las técnicas adecuadas para poder gestionar proyectos simultáneamente de manera eficaz. De estos dos conceptos hablaremos en este artículo. 

¿Qué es un portafolio de proyectos en gestión de proyectos?

Un portafolio de proyectos es un grupo de proyectos o programas seleccionados en alineación con los objetivos financieros y estratégicos de una organización. A diferencia de proyectos, que se ponen en marcha para entregar un resultado específico en un periodo de tiempo, y programas que incluyen varios proyectos relacionados, los portafolios tienen un objetivo de más alto nivel. Y, usualmente, consisten en aquellos proyectos y programas que aseguren el uso óptimo de recursos y máximo valor para la organización. 

¿Qué es gestión de portafolio de proyectos?

La gestión de portafolio de proyectos es la dirección de nivel superior de múltiples proyectos y programas seleccionados a base de sus prioridades, visión estratégica, objetivos y valor anticipado. La idea principal de administración de portafolio de proyectos y no de proyectos separados es que de este modo el gerente puede ver como todos los proyectos encajan en los objetivos, capacidades limitadas y estrategias de la organización. 

En otras palabras, la gerencia de portafolio de proyectos se basa en que un gerente (o un equipo de gerentes) con conocimientos relevantes analizan los proyectos de la organización y toman las decisiones acerca de qué proyecto es más prioritario económica y estratégicamente.

¿Cómo se gestiona un portafolio de proyectos?

El proceso de gestión de portafolio de proyectos consta de una serie de pasos. En cierto modo, se puede hablar sobre un ciclo. 

Preparación

Al comienzo se suele hacer una lista de todos los proyectos existentes y planificados. Estos proyectos se pueden dividir en grupos por diferentes categorías a base de su complejidad, objetivo, tipo de recursos aplicados, tecnologías, duración, estado, etc. Para poder pre-seleccionarlos con más facilidad. Otro punto importante a tener en mente es si el objetivo del proyecto es expansión y crecimiento, o mantener el statu quo. 

Antes de seleccionar los proyectos de portafolio de acuerdo con los objetivos estratégicos de la organización, obviamente, hay que aclarar estos objetivos para después desarrollar los criterios para la selección de proyectos. Aparte de los objetivos estratégicos, se usan los indicadores económicos para evaluar la rentabilidad y factibilidad del proyecto, las capacidades de la organización para realizar el proyecto. Por ejemplo, se puede evaluar si el proyecto requiere formación extra, contratación de expertos externos o introducción de puestos o procesos nuevos. 

Cabe mencionar, que no todo tipo de proyectos se desarrollan por motivos económicos. Por eso, dependiendo del carácter de actividades, los criterios económicos pueden reemplazarse por otros, por ejemplo, el impacto social del proyecto. 

Selección de proyectos

Una vez que se establezcan los criterios de selección y se haga la lista de los proyectos, empieza la definición de proyectos que van a entrar en el portafolio. Es importante organizar toda esta información, porque los proyectos van a aparecer continuamente, y de vez en cuando habrá que revisar el portafolio. 

El gerente o grupo de gerentes no solo deben intentar escoger proyectos que correspondan o los criterios establecidos, sino también componer el portafolio de tal forma que los proyectos que entren juntos producen más valor aún. 

Otro paso importante antes de pasar a la implementación es verificar si el portafolio de proyectos seleccionados es factible. Es decir, se necesita otro análisis de riesgos, recursos requeridos y disponibles, capacidades. También, se necesita colaboración con los gerentes de proyectos ya que ellos poseen mucha información sobre la específica de su proyecto en concreto que el gerente de portafolio puede omitir. 

Implementación y control 

En cuanto a la fase de implementación, la tarea principal de los gerentes de portafolios es el control y seguimiento de los proyectos seleccionados. Mientras que los gerentes de proyectos y sus equipos se encargan de implementar determinados proyectos, los gerentes de portafolios hacen un control superficial. Entre otras cosas, se aseguran de que:

• El portafolio de proyectos se ejecute según lo planificado 
• Se implementen cambios cuando es necesario 
• Se anticipen riesgos 
• Se registre la información necesaria para ver el progreso en el portafolio de proyectos 
• El portafolio de proyectos se revise periódicamente

Revisión de portafolio de proyectos

Esta actividad incluye comparación de los resultados del portafolio de proyectos con los objetivos establecidos. Si los gerentes ven que se necesitan ajustes en el portafolio, toman las medidas correspondientes. 

Por lo general, se revisan los plazos de los proyectos, el desempeño, la eficiencia y los gastos incurridos hasta el momento. 

Portafolio de proyectos: ejemplos

Ejemplo de portafolio de proyectos en construcción 

Una empresa de construcción puede tener diferentes categorías de proyectos. Por ejemplo, construcción residencial, construcción comercial, y obras. Si su objetivo estratégico es aumentar los beneficios en proyectos grandes y reducir costos, seleccionarán proyectos de estas categorías a base de estos objetivos.

Ejemplo de portafolio de proyectos en desarrollo de software  

Los objetivos estratégicos en una empresa de desarrollo de software pueden ser mejorar la calidad, reducir costes y aumentar ingresos. De ahí, también el portafolio de proyectos consistirá en proyectos que mejor respondan a estos tres valores. 

Ejemplo de portafolio de proyectos en marketing 

Una agencia de marketing que tenga como objetivo estratégico expandirse en ciertos mercados con un límite de presupuesto, agrupará sus proyectos en portafolio de acuerdo. Y aunque tenga también muchas otras actividades, la prioridad sería de estos proyectos.

Ejemplo de portafolio de proyectos para pymes

En el caso de las pymes, las prioridades estratégicas muchas veces son el crecimiento de negocio y aumento de ingresos. Por eso, el portafolio de sus proyectos incluirá aquellos cuyo objetivo es hacer crecer el negocio y aumentar la base de clientes.  

¿Cuáles son los beneficios de la gerencia de portafolio de proyectos?

• Al crear un portafolio de proyectos, obtiene una fuente con la información de todos los proyectos importantes. 
• A base de esta información puede crear informes, realizar análisis, y monitorear en general el estado del proyecto.
• La selección de proyectos correctos y el control de estos proyectos, ayuda a mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. 
• Con una selección correcta de proyectos, se podrá optimizar el uso de recursos de la organización. 
• Eventualmente, facilita la toma de decisiones a nivel organizacional.

Cómo gestionar múltiples proyectos

Ahora que sabemos en qué consiste el manejo de portafolio de proyectos, podemos ver de qué se trata la gestión de múltiples proyectos. A diferencia del primer caso, la gestión de varios proyectos no trata de la selección de proyectos acorde a los objetivos estratégicos de la empresa, sino de la actividad realizada por un gerente de proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Es decir, el gerente participa en la iniciación de proyecto, en planificación, ejecución control y finalización. Y su objetivo principal es hacer que estos proyectos a su cargo se completen con éxito.  

No es fácil gestionar un proyecto. Pues si son varios, aún más complicado. Pero existen técnicas que le ayudarán a gestionar múltiples proyectos simultáneamente y alcanzar el resultado deseado. Estas son. 

1. Tener un plan 

Es verdad, que no todos los proyectos y actividades permiten elaborar un plan detallado y preciso al inicio del proyecto. Pero, en cualquier caso, aunque sea aproximado, es necesario tener un plan de proyecto. 

Esto ayudará al gerente cuando pasa de un proyecto al otro a sumergirse más fácil y rápidamente en los detalles del proyecto. Aparte de que el plan de proyecto tiene muchas más ventajas: facilita el seguimiento de progreso de cada proyecto, la asignación y reasignación de tareas y recursos y proporciona más control sobre el proyecto. Por otro lado, los participantes del proyecto también tendrán una visión general de lo que están haciendo.

2. Revisar el plan 

Por muy bueno o detallado que sea el plan, muchas veces el proyecto se desvía de él. Ya sea en cuanto a recursos, tiempo, capacidades u otro aspecto. Si gestiona un proyecto, es más fácil detectar la necesidad de cambios y ajustar las actividades cuando es necesario. Pero si tiene muchos proyectos en curso, hay que prestar una atención especial a las necesidades de cambios en plan de proyecto en cada caso en particular.  

3. Establecer prioridades 

Tener un sistema de priorización de tareas ayuda mucho en la gestión de múltiples proyectos. Primero, porque de este modo los participantes del proyecto pueden autoorganizarse y mantener el rumbo del proyecto sin interferencias de parte del gerente. Por otro lado, el gerente sabrá qué actividades tienen mayor impacto para el proyecto y se fijará en ellos en primer lugar al pasar de un proyecto al otro.

4. Evitar micro-gestión 

Evitar la micro-gestión es importante tanto para la gestión de un solo proyecto, como para varios. En vez de controlar e intervenir en cada actividad, es más eficiente asegurarse de que los miembros del equipo entiendan sus tareas, que haya un sistema claro y transparente de medición de progreso en el proyecto y una idea clara de lo que se espera del proyecto.

De este modo, el gerente tendrá que intervenir en los casos más significativos cuando sus competencias o decisiones son realmente necesarias. 

5. Establecer una comunicación efectiva  

Otro aspecto importante en la gestión de múltiples proyectos, es establecer un sistema de comunicación con los equipos de cada proyecto y dentro del equipo. Una comunicación efectiva ayuda a prevenir y solucionar muchos aspectos en el proyecto antes de que se haga un problema sin solución. Tiene sentido invertir tiempo en la construcción de un ambiente de colaboración productiva y transparente.

Uso de software para la gestión de portafolio de proyectos y gestión de múltiples proyectos

Independientemente de si gestiona portafolio de proyectos o simplemente varios proyectos a la vez, un software para gestión de proyectos es indispensable para un buen resultado en ambos casos. Vamos a ver por qué en el ejemplo de uno de los mejores programas de gestión de proyectos basados en diagramas de Gantt, GanttPRO. 

En este software tiene la posibilidad de trabajar en un proyecto concreto e igual controlar varios proyectos a la vez que forman un portafolio. El gerente puede pasar de una visualización general de todos los proyectos en el mismo cronograma, a un proyecto en particular en cuestión de segundos. 

Después, en estos proyectos puede ver en un gráfico de Gantt como va el proyecto y en qué estado está cada tarea, compilar informes sobre el tiempo y los costes del proyecto, ver la carga de trabajo y los recursos utilizados en cada paso.  

La automatización del software, ahorra tiempo y facilita el proceso de control. En GanttPRO, puede guardar el plan inicial del proyecto como línea base. Después, cada vez que quiera saber como va el proyecto, en un click obtiene todo el panorama. Aparte de eso, en el mismo gráfico puede ver las atrasadas y completadas, tareas críticas y otros datos necesarios para el control. 

En cuanto a los beneficios para la gestión de múltiples proyectos, en GanttPRO puede documentar el plan de proyecto con la estructura de desglose de trabajo y gestionar con más facilidad cada aspecto del proyecto. Como, por ejemplo, prioridades, dependencias, plazos, hitos, etc. 

Y otro aspecto importante es la posibilidad de realizar una colaboración efectiva dentro de la aplicación. Los usuarios, tanto los gerentes como miembros del proyecto, pueden comentar, mencionar, adjuntar archivos y recibir notificaciones personalizadas. Y todo esto en el mismo lugar con máxima transparencia y claridad.