Si bien parece bastante fácil proponer objetivos ambiciosos, elaborar un plan para lograrlos no es tan fácil. Se exigen conocimientos empresariales, gerenciales y técnicos para saber organizar el proceso que ayude a conseguir lo propuesto. 

En este sentido, la planificación operativa es un aspecto indispensable. Así que si todavía no sabe qué es y cómo hacerla, aquí estamos para explicarlo. En particular, encontrará información sobre: 

• ¿Qué es planeación operativa?
• Planeación operativa: características
• Elementos de la planeación operativa
• Tipos de planeación operativa
• Ejemplos de planeación operativa

¿Qué es planeación operativa en administración?

La planeación operativa es un proceso en el cual se decide que es lo que hay que hacer para conseguir los objetivos establecidos en la etapa de la planeación estratégica. De este modo, esta etapa requiere la preparación de un plan de todas las actividades que hay que completar para cada resultado esperado y los objetivos estratégicos generales. 

Normalmente se prepara por los supervisores de departamentos, o los ejecutivos de nivel intermedio, quienes conocen muy bien las operaciones realizadas por estas unidades de la organización, sus áreas de especialización, modo de trabajo, conocimientos de la plantilla, recursos necesarios, etc. 

La planeación operativa es un proceso importante en la administración de las actividades de una empresa porque ayuda a los gerentes a: 

• Averiguar cuantos y cuales recursos va a necesitar en la ejecución del plan, y también establecer de dónde puede sacar los fondos
• Planificar y asignar recursos de manera eficaz 
• Determinar los recursos y las tareas que forman la ruta crítica 
• Reducir los riesgos 
• Mantener la sostenibilidad del plan estratégico
• Llevar a cabo la rendición de cuentas 
• Evitar retrasos a través de los plazos definidos en un cronograma

Al mismo tiempo, no es útil solo para los gerentes y supervisores que hacen la planeación operativa y gestionan las actividades posteriormente. El equipo que implementa el plan también lo apreciará. Si especifica bien todas las tareas y resultados esperados, y asigna partes responsables correctamente, todos los miembros del equipo tendrán una idea clara sobre el trabajo que tienen que hacer cada mes, semana o día. Esto, a su vez, ayuda a mantener el enfoque y aumenta la productividad. 

Definición de plan operativo

El plan operativo es el resumen de la planeación operativa y un plan detallado en el que se especifica quien, que, como y con la ayuda de qué recursos se va a implementar el plan estratégico. De este modo, es una parte clave del plan estratégico.

Planeación operativa: características

Es importante entender las características de la planeación operativa, para no confundirla con otros tipos de planeación y así realizarla correctamente. 

Entonces, ¿en qué características de la planeación operativa debería fijarse?  

Duración 

La planeación operativa siempre tiene un plazo definido y suele ser el más corto en comparación con otros tipos de planeación en una empresa. Aun así no hay que olvidar que estamos hablando sobre la planeación relacionada con los procesos de administración de una empresa. De este modo, cuando decimos que el plan operativo es de corto plazo, nos referimos a que dura un año, o un trimestre como mínimo. 

Alcance 

El plan operativo incluye operaciones que va a realizar el departamento o la unidad correspondiente dentro de la empresa. Marketing, recursos humanos, cuentas, TI, logística y operaciones, compras, o cualquier otro departamento que puede ayudar a lograr los objetivos estratégicos de la empresa según su área de especialización. Por eso, una de las características de la planeación operativa es el alcance limitado del plan, ya que se trata de las tareas de una unidad específica de la empresa. 

Enfoque

Este tipo de planeación se enfoca mucho más en los procesos internos de la empresa. La pregunta principal aquí es “¿Qué es lo que tiene que hacer el departamento asignado para lograr el objetivo propuesto?”   

Hincapié en las actividades rutinarias 

Todas las actividades definidas en la planeación operativa deben ser lo más detalladas posible. Tengamos en mente, que cada paso de este plan debe llevarnos a un resultado designado en el plan estratégico para los próximos años. Una edt de trabajo y una definición clara de las responsabilidades y acciones que hay que tomar, es la clave para lograr el resultado requerido.  

Elementos de la planeación operativa

La siguiente pregunta importante es ¿cuales son los elementos de la planeación operativa?, o, en otras palabras, ¿qué es lo que debe incluir el plan operativo?

Objetivos definidos

Antes que nada, como cualquier otro tipo de planeación, la planeación operativa debe incluir objetivos claros. Obviamente, tienen que ser más puntuales y más específicos que los objetivos estratégicos de toda la empresa. Pero sin ninguna duda, deben estar establecidos ante todo para poder seguir con la planeación y después implementar y completar el plan.

Resultados esperados

Es un intermedio entre las actividades y los objetivos. Los resultados esperados pueden ser acompañados por indicadores o métricas, que ayudarán a entender que es lo que se ha conseguido con los objetivos logrados. 

Lista de actividades 

Como podemos ver en su definición, el plan operacional es una recopilación de las actividades que se tienen que completar en un plazo definido para lograr las metas más generales de la empresa. 

Criterios de calidad

No es suficiente formar la lista de las actividades en la planeación operativa. Lo que también importa son los criterios de calidad que se van a aplicar para evaluar si el resultado producido está al nivel requerido. Como bien sabemos, el criterio “alta calidad” no es un criterio, ya que su ambigüedad no permitirá evaluar nada. 

Cronograma 

Las acciones que va a tomar para conseguir los resultados esperados tienen que estar representados en un cronograma con las fechas de inicio y finalización definidas y los  plazos límites para cada actividad. Es importante para una gestión de tiempo eficaz, definición de prioridades y seguimiento de progreso en las tareas. Un plan operativo también debe tener hitos. De este modo, la mejor herramienta para planear las tareas con plazos fijos y logros intermedios, es el diagrama de Gantt.  

Recursos requeridos 

Este punto incluye todo tipo de recursos: materiales, laborales y financieros. También trata de los recursos intelectuales, es decir, los conocimientos que se necesitan para llevar a cabo el plan. Es posible que algunas actividades requieran formación adicional de ciertos miembros. 

Presupuesto general definido 

Dentro de los recursos financieros hay que definir el presupuesto general que se va a necesitar para completar las actividades del plan y anotar los gastos planificados. Es importante también, definir las fuentes de financiación de antemano.  

Sistema de control

Para controlar si el plan está desarrollándose según lo previsto, debe determinar cómo va monitorear el progreso en la etapa de planeación. Por ejemplo, pueden ser revisiones periódicas, recopilación de informes y retroalimentación de los miembros del equipo, reuniones, análisis del cronograma de actividades y de los gastos actuales. 

Riesgos

La planeación operativa presupone también definición previa de posibles riesgos y reacciones a estos. 

Cabe mencionar que para hacer la planeación operativa y recopilar todos estos elementos del plan en un lugar, conviene usar un software de planificación y gestión de proyectos. Con él, podrá anotar todas las actividades por hacer, asignarlas a los especialistas correspondientes, distribuir recursos, controlar el progreso y, en general, asegurar una completación exitosa del plan.   

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Tipos de planeación operativa

El plan operativo también puede tomar dos formas: 

• Plan puntual

Este es uno de los tipos de planeación operativa, en el que usualmente se aborda solo un periodo de tiempo o un aspecto específico. Por ejemplo, puede ser, reducir los gastos en 10 % durante el año siguiente.

• Plan continuo

En comparación con el tipo de planeación operativo anterior, este permite modificaciones según sea necesario y se puede trasladar a períodos de tiempo futuros. Como ejemplo podemos considerar el plan de incorporación de nuevos miembros de equipo, que se renueva periódicamente pero siempre está en curso para los profesionales recién llegados.

Ejemplos de planeación operativa

Supongamos que su empresa ha establecido un objetivo estratégico que trata de expandir la operación del negocio en el mercado de otra región en el extranjero. Y el objetivo estratégico, en particular, es atraer X cantidad de clientes (o X% de la tasa actual) de aquella región.

No obstante, este objetivo requiere trabajo de diferentes equipos y departamentos de su empresa. El equipo de marketing tendrá que seguir un plan operativo con las actividades en el área de adquisición de clientes, publicidad, marketing en redes sociales, etc. El equipo de ventas trabajará con los clientes potenciales para vender su producto, y el equipo de atención al cliente ayudará a resolver cualquier problema o duda relacionada con la adquisición y uso del producto. Mientras que el equipo de contabilidad llevará a cabo las operaciones financieras. Los responsables de la gestión de recursos humanos pondrán en acción un plan para organizar capacitación si es necesario o contratar a más especialistas. Y si su empresa también se ocupa de producción,  también contará con la planificación operativa en el proceso de diseño, modificación y  fabricación del producto. 

Imagine que su plan estratégico es abrir un restaurante en los próximos 2 años. Un ejemplo de planeación operativa aquí sería la puesta en marcha de un plan de marketing para lanzar el restaurante para atraer a los clientes y asegurar cierto nivel de rendimiento de la inversión.

Para el objetivo estratégico de reducir costes a un 15%, un ejemplo de la planeación operacional puede incluir actividades relacionadas con mejoras de procesos internos de trabajos, adquisición e instalación de nuevas máquinas, reducción de desperdicios, capacitación adicional de los empleados. 

¿Cómo hacer un plan operativo?

La planeación operacional comienza una vez que estén definidos los objetivos estratégicos. 

Si ya ha completado este paso, simplemente decide el área o los áreas en las que va a trabajar para lograr estos objetivos. Y la forma más simple es ir paso a paso por todos los elementos de la planeación operativa que hemos descrito más arriba y formar su plan.

En suma, los pasos más importantes son:

• Definir claramente las tareas y las partes interesadas y los responsables

Debe elaborar una lista de actividades clara y estructurada que se tienen que completar para lograr los objetivos propuestos. Una vez definidas las tareas, hay que asignar cuál miembro de equipo se va a encargar de cada tarea de la lista y establecer un marco temporal con la ayuda de un cronograma. 

En esta etapa puede descubrir que le faltan ciertos expertos o conocimientos dentro del equipo designado y que tiene que tomar medidas a este fin. O, al contrario, puede que sea un equipo con mucha experiencia y conocimientos, y podrá planificar aún más actividades a base de su alto rendimiento. 

Aunque la planificación operativa es la responsabilidad de los supervisores y gerentes, es un proceso colaborativo. Es importante tomar en cuenta las opiniones de las partes interesadas tanto de las que van a ejecutar las tareas como de los que van a aprobar los fondos, coordinar las actividades interdepartamentales o completar un plan operativo en su área, y otras partes que puedan estar involucradas en el proceso.

• Concretar los recursos requeridos 

Otro paso importante para crear el plan operacional es definir correctamente qué recursos serán necesarios para lograr cada objetivo de este plan. De hecho, este punto está relacionado con el anterior, porque casi todas sino todas las empresas tienen unas limitaciones de recursos. Las actividades que va a realizar, los especialistas que va a contratar o involucrar en el proceso, depende en gran medida de la cantidad de fondos de los que dispone. Cuanto mejor distribuya los recursos, más posibilidades habrá para realizar todo el plan. 

En la asignación de recursos también tiene que pensar sobre los posibles problemas que puedan aparecer una vez que se ponga en marcha el plan. ¿Qué pasa si se extienden los plazos? Si las capacidades han sido sobreestimadas o surge cualquier cuestión que afecta el rendimiento de los recursos? Al fin y al cabo, la planificación operativa se hace por muchos meses, y tiene que tomarlo en cuenta.

• Clasificar actividades por orden de prioridad 

La definición de prioridades puede ser importante por las limitaciones de recursos del punto anterior, y también para que los miembros del equipo responsables entiendan en qué orden deben completarse las tareas para un proceso de ejecución fluido y con menos obstáculos. 

• Establecer dependencias 

Algunas actividades de su plan estarán conectadas entre sí con dependencias. El ejemplo más típico es cuando una tarea solo puede comenzar después de otra. Pero también pueden haber tareas que tienen que comenzar o finalizar en el mismo momento o tareas que puedan empezar solo cuando se haya finalizado la otra. Igual que con la prioridades, esto ayuda a entender en qué orden deben completarse las tareas y controlar su completación con un software para ver las dependencias de tareas. 

• Definir los indicadores de rendimiento 

Es importante establecer unos indicadores de rendimiento para no solo ver que su plan está progresando, sino también entender cómo está progresando y si hay necesidad y formas para optimizar algunos procesos, redistribuir recursos o reasignar tareas. Asegúrese de que los indicadores son claros, viables y comprensibles por los miembros del equipo. 

• Visualizar el plan 

No es un paso obligatorio, pero sin duda, muy recomendable. Como ya mencionamos anteriormente, un diagrama de Gantt es una de las mejores herramientas para planificar actividades en un cronograma. Con este gráfico, tanto el gerente como el equipo podrán ver en un instante el estado de su plan, quién está trabajando en que en este mismo momento, y donde se pueden anticipar los riesgos. 

Es más, con un programa para gestión de proyectos y portafolios, podrá llevar a cabo y seguir varios planes a la vez, y asegurarse así de que no hay discordancia entre ellos.  

Por último, no olvide, que la práctica hace maestros. Pruebe, analice, experimente y encuentre lo que mejor funcione en su caso. ¡Esperamos que nuestros consejos y explicaciones le ayuden en ello!