La planificación es una parte esencial de nuestras vidas. Ya sea la planificación del día a día, de actividades y eventos personales o actividades en el trabajo, siempre es mejor tener un plan de tareas por completar para la implementación exitosa de cualquier empeño.

De hecho, en el ámbito profesional se valora mucho la capacidad de gestionar tareas. En este contexto, un organizador de tareas o un gestor de tareas, como también se le puede llamar, es una herramienta indispensable. Simplifica los procesos de trabajo, los hace más transparente, ayuda a planificar y monitorear la ejecución y los avances.

El mercado ofrece un gran número de gestores de tareas personales y de equipos. En toda esta diversidad, es muy fácil confundirse. Por eso, en este artículo le explicamos a qué debe prestar atención al escoger un organizador de tareas eficaz dentro de todas las opciones que ofrece el mercado. 

Además, hemos recopilado los 10 mejores gestores de tareas, así como una selección de gestores de tareas gratuitos para aquellos que necesitan solo funciones básicas. 

¿Qué es un organizador de tareas?

Los organizadores o gestores de tareas son programas de gestión que permiten gestionar tareas de forma centralizada y asegurar su finalización oportuna.

Puede encontrar herramientas para planificar y gestionar tareas personales, empresariales o herramientas universales que son igualmente efectivas para ambos fines. 

Hay que subrayar que un gestor de tareas es más que una lista de cosas que hacer porque proporciona muchas más posibilidades y se refiere a un nivel de planificación y gestión más elevado. 

Si su lista de tareas es corta o su proyecto no contiene muchas tareas, puede llevarlas a cabo en programas más simples y comunes como Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word o Microsoft Excel. Sin embargo, si tiene muchas tareas, o requiere más de opciones para trabajar con los datos y seguir la completación de tareas, la próxima información le ayudará en su elección. 

Cómo elegir un organizador de tareas

Los organizadores de tareas digitales siempre han sido populares y relevantes. Sin embargo, al pasar al trabajo remoto, muchas empresas han sentido la necesidad de contar con una herramienta de gestión de tareas online. Pero, ¿cuáles son las características más importantes para un buen organizador de actividades de cualquier tipo?  ¿En que debería fijarse al elegir una herramienta de gestión de tareas en primer lugar? Aquí tiene la recopilación de las funciones que son esenciales para un gestor de tareas eficaz.

Facilidad de uso

Una interfaz intuitiva es el criterio principal al elegir una herramienta. Si la primera vez que usa el gestor de tareas, no entiende cómo crear una tarea o establecer fechas límite, es una clara señal para probar otras opciones. 

Sobra explicar que cuanto menos tiempo tiene que gastar en guías e investigación de la funcionalidad, más tiempo tendrá para lo que está buscando, la gestión óptima de tareas. 

Por muchas funciones que tenga la herramienta, puede que sea complicado aprender a usarlas por mucho que investigue y lee. Para ello, muchas apps para gestión de tareas ofrecen pruebas gratuitas. Así puede definir las funciones primordiales y probar lo fácil que son en práctica. 

Notificaciones automáticas 

Las notificaciones automáticas ayudan a estar bien informado de todas las tareas y sus estados y no distraerse del trabajo, verificando manualmente el estado de cada tarea y el progreso del trabajo en el proyecto todo el rato.

Aún mejor cuando el gestor de tareas permite configurar las notificaciones. 

Variedad de formas de visualización de tareas

Esto hace posible trabajar con la información en varias formas:

• tablero kanban
• diagrama de Gantt
• lista
• calendario, etc.

Es importante porque puede cambiar entre diferentes formas según el tipo de actividad que está llevando a cabo.

Gestión de carga de trabajo

Si está buscando un gestor de tareas para el equipo, es importante que proporcione la posibilidad de registrar y gestionar el tiempo dedicado a las tareas, de tal fin que ninguno de ellos esté sobrecargado o inactivo. Lo mismo se aplica si trabaja por su cuenta. La opción de registro de tiempo permitirá identificar si está gastando el tiempo de manera óptima. 

Aplicación móvil

Para la eficiencia del trabajo, es importante que el organizador de tareas esté literalmente siempre a mano. Una aplicación móvil es algo esencial hoy en día, ya que avisa de cualquier actividad con tareas y sobre todo sobre fechas de entrega pendientes, estés donde estés.

Posibilidades para sistematizar y controlar tareas

Ya por su nombre, podemos deducir que entre las características más importantes de un organizador de tareas están las posibilidades para organizar y controlar tareas. Como ya hemos mencionado la gestión de tareas es mucho más que hacer una lista y tachar las actividades finalizadas. Por eso, fíjese en las funciones que permitan asignar prioridades, establecer conexiones y fechas, agregar descripciones, ordenar tareas con la estructura de desglose de trabajo o de otra forma y mantener el control sobre su progreso. 

Ahora que ya sabe qué es un gestor de tareas y en qué criterios debería fijarse al escogerlo, le ofrecemos la lista de los mejores gestores de tareas para 2023.

10 mejores gestores de tareas

1. GanttPRO

GanttPRO es una herramienta para planificar y programar tareas con la ayuda de diagrama de Gantt que puede usar tanto para gestiones personales como para gestión completa de tareas en proyectos grandes a nivel empresarial.

La interfaz intuitiva de la herramienta le permitirá crear un proyecto y comenzar a trabajar con él en cuestión de minutos. Las tareas en la aplicación son especialmente fáciles de organizar y gestionar: con unos pocos clics puede agregar descripción, archivos y comentarios, crear dependencias, asignar responsables, y ordenar tareas. 

Además, si lo usa como un organizador de tareas para el equipo, la aplicación proporciona gran cantidad de posibilidades para gestionar fácilmente la carga de trabajo en equipo, colaborar en la ejecución de tareas y compartir resultados. También hay muchas posibilidades para el control de tareas y su progreso.  

Una aplicación móvil para IOS y Android le permitirá estar constantemente en contacto con el equipo y resolver rápidamente los problemas que surjan. 

Puntos destacados:

• Notificaciones en tiempo real.
• Soporte técnico online.
• Gestión de carga de trabajo.
• Plantillas de diagramas de Gantt.
• Exportación de proyectos a varios formatos (PDF, PNG y Excel).
• Varias formas de visualización: diagrama de Gantt, tablero Kanban, lista, portafolio.
• Prioridades, estados, plazos límites.
• Registro y control de tiempo.
• Interfaz personalizable.  

Desventajas:

• La cantidad de integraciones es limitada: Jira, Google Drive, Slack y MS Teams.

2. Trello

Trello es una excelente opción para aquellas personas que prefieren trabajar exclusivamente con tableros Kanban y tarjetas. El organizador de tareas va a venir muy bien para proyectos simples de equipos pequeños y medianos, y sobre todo para uso personal.

La interfaz de esta herramienta de gestión de tareas es simple e intuitiva. No tardará más de una hora para registrarse y ajustar las configuraciones básicas. Con este gestor de tareas, puede asignar tareas, establecer plazos y agregar descripciones a cada tarea usando tarjetas especiales.

Al ser un tablero Kanban, puede mover las tarjetas usando la función de arrastrar y soltar, para indicar y cambiar su estado. Los usuarios también pueden ver y controlar las fechas de vencimiento de los proyectos en el calendario de Trello.

Además, para crear un tablero, puede usar plantillas preconfiguradas para una tipología de proyectos variada: desde una simple planificación de vacaciones hasta gestión de sprints en un equipo de desarrollo de software.

Puntos destacados:

• Historia de acciones.
• Control de plazos.
• Tarjetas Kanban y calendario.
• Gestion de ideas.
• Gestión de reuniones.
• Aplicación móvil.
• Integraciones con varios servicios.
• Posibilidad de compartir proyectos y adjuntar archivos.

Desventajas:

• No es una solución para proyectos complejos.

3. Todoist 

Todoist es un programa de gestión de tareas muy popular que se basa en el concepto de una “To-do list” (lista de cosas que hacer). Este organizador de tareas le ayuda a priorizar y crear fácilmente tareas, subtareas y secciones.

En el programa, puede dejar comentarios, monitorear el progreso y establecer prioridades. Las integraciones con aplicaciones populares amplían enormemente la funcionalidad del administrador de tareas.

Una característica distintiva de este organizador de tareas es la aplicación de elementos de juego en el proceso de trabajo. Se supone que el uso de la gamificación motiva a los usuarios a mantenerse productivos al ganar varias recompensas, puntos y progresar a nuevos niveles. Un equipo de hasta 5 personas puede usar este administrador de tareas de forma gratuita.

Puntos destacados:

• Interfaz fácil hasta para la gente que no domina las tecnologías.
• Seguimiento del progreso.
• Posibilidad de compartir archivos.
• Plantillas personalizadas.
• Comentarios y avisos.
• Integraciones con Slack, Dropbox, Google Drive y más.
• Registro de actividades.
• Gestión de notas. 

Desventajas:

• Este organizador de tareas es poco visual.
• Quizás, conviene más para la gestión de tareas personales. 

4. Any.do

 

Any.do es un software de gestión de tareas que ayuda a programarlas y mantener control de su progreso. Está basado en el mismo concepto que Todoist, pero todos sus usuarios reconocen que es aún más fácil de usar ya que tiene un diseño minimalista y funciones justas. 

Este organizador de tareas usa widgets que se adaptan a la interfaz según donde los use. Y también se sincroniza con Siri, Google assistant, Alexa, relojes inteligentes, etc. 

Puntos destacados: 

• Avisos sobre citas y eventos próximos.
• Etiquetas para diferentes tareas.
• Se puede cruzar tareas completadas.
• Colaboración en equipo.
• Archivos adjuntos.

Desventajas: 

• Según las reseñas, el soporte técnico no es muy receptivo y no hay chat vivo para resolver problemas rápidamente. 
• No es una solución para proyectos complejos.

5. Infinity

Infinity es un gestor de tareas flexible que va a servir igual de bien al jefe de una gran empresa para coordinar todos los procesos, que a un trabajador independiente que trabaja con varios clientes.

La herramienta permite crear tareas, comunicarse con el equipo y tener acceso a todos los proyectos 24/7. Este gestor de tareas es muy versátil y se puede adaptar a cualquier usuario a través de la funcionalidad más amplia posible.

Para una cómoda visualización de trabajo, la herramienta ofrece varios tipos de visualización de información: tablero kanban, diagrama de Gantt, calendario, lista, tabla y formulario.

Puntos destacados:

• Pago único.
• Notificaciones online.
• Comentarios.
• Interfaz personalizada.
• Aplicación móvil.
• Varios tipos de visualización de información.
• Formulas. 

Desventajas:

• No hay posibilidad de ver todas las tareas al mismo tiempo, que puede ser determinante para un gestor de tareas. 
• Disponible solo en inglés.

6. Kintone

Kintone es un software de gestión de tareas que permite a los gerentes de proyectos realizar el control y seguimiento del progreso, priorizar y analizar el trabajo de su equipo.

Este organizador de tareas aborda las necesidades de proyectos de cualquier complejidad. Facilita la configuración de la gestión de procesos y la asignación de roles a cada miembro del equipo. Las notificaciones en línea y los recordatorios automáticos no le permitirán olvidar ningún detalle importante, y los filtros lo ayudarán a encontrar rápidamente la tarea correcta.

Desafortunadamente, no puede realizar todas las tareas al mismo tiempo. Para evitar el caos, el administrador de tareas te permite organizar las tareas por importancia y urgencia. La herramienta admite la integración con Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Dropbox, Salesforce, HubSpot y muchos más.

Puntos destacados:

• Recordatorios automáticos.
• Vista de tabla.
• Gráfico de Gantt.
• Tablero Kanban.
• Programación automática de tareas.
• Informes.
• Aplicación móvil.

Desventajas:

• No se puede personalizar la interfaz.
• No está disponible en inglés. 

7. Process Bliss

Process Bliss es un sistema de gestión para equipos de pequeñas y medianas empresas. El administrador de tareas elimina el desorden de trabajo al ayudar a estructurar y controlar los procesos dentro del equipo.

Con la ayuda de la herramienta, el flujo de trabajo se vuelve más transparente, lo que le permite analizar el trabajo, así como evaluar el éxito del equipo y las oportunidades de mejora comercial.

Puede comenzar a trabajar en el administrador de tareas utilizando plantillas preparadas. Además, los usuarios pueden crear y guardar sus propias plantillas.

La aplicación facilita la creación de una nueva tarea, la asignación de un propietario y la configuración de notificaciones personales. Las tareas se pueden programar automáticamente con anticipación para que no te pierdas el inicio de cada una.

Puntos destacados:

• Informes.
• Tablero Kanban.
• Aplicación móvil.
• Planificación automática.
• Gestión de documentos.
• Gestión y control de cumplimiento.

Desventajas:

• No hay posibilidades para crear diagrama de Gantt.
• No hay posibilidades de seguimiento del tiempo.
• Está disponible solo en inglés. 

8. Nifty

Nifty es una herramienta de gestión de tareas en colaboración con el equipo que ayuda a priorizar y automatizar el proceso de trabajo con listas, tablero Kanban y diagramas de flujo.

Con la interfaz intuitiva de este organizador de tareas, puede aprender cómo agregar tareas, asignarlas y seguir su progreso en unos minutos. 

La herramienta permite crear sus propias listas de tareas o importar tareas existentes para continuar donde las dejó. Al automatizar los procesos de trabajo, puede mantener toda su información y archivos en un solo lugar y dejar de cambiar las pestañas del navegador.

Puntos destacados:

• Control de progreso.
• Automatización de asignación de tareas y de su repetición. 
• Contador de tiempo.
• Aplicación móvil.
• Gestión de recursos.
• Integraciones con otras aplicaciones.
• Diferentes tipos de visualización.

Desventajas:

• No se puede editar el tiempo registrado en el contador. 
• Está disponible solo en inglés. 

9. FunctionFox

FunctionFox es un software de gestión de tareas basado en la nube que suelen utilizar las empresas de publicidad, relaciones públicas, marketing y diseño gráfico.

Este software de gestión de tareas ayuda a realizar el seguimiento del progreso, registrar el tiempo y mantener la productividad de equipo. Además, los usuarios pueden generar informes sobre clientes, empleados, gastos y otras métricas.

Las notificaciones automáticas por correo electrónico le recordarán las tareas importantes y un temporizador incorporado registrará el tiempo dedicado al trabajo por cada miembro del equipo.

Puntos destacados:

• Contador de tiempo.
• Control de costos
• Creación de informes.
• Calendario personalizable.
• Diagrama de Gantt.
• Plantillas personalizadas.
• Gestion de recursos.

Desventajas:

• Precio elevado en comparación con otras herramientas.
• El proceso de aprendizaje es largo.  

10. Flow

El tablero de instrumentos de Flow brinda a los usuarios la capacidad de ver el panorama general de las tareas, los plazos y el trabajo completado de los miembros del equipo.

Con la ayuda de este gestor de tareas, puede ver fácilmente la información del proyecto en forma de una lista estructurada, con una navegación clara. Los gerentes de proyectos pueden crear y asignar tareas por correo electrónico, agregar etiquetas y ordenar las tareas por color.

Curiosamente, este gestor de tareas no intenta resolver todos los problemas en la gestión de tareas; en cambio, la herramienta se enfoca en dos objetivos específicos: simplificar los procesos de trabajo y priorizar tareas.

Puntos destacados:

• Gestión de plazos.
• Tablero Kanban.
• Calendario.
• Línea de tiempo.
• Plantillas de proyecto.
• Gestión de trabajo. 
• Grupos. 
• Proyectos privados y públicos. 
• Temas personalizados.
• Búsqueda universal y filtro de tareas.

Desventajas:

• Interfaz poco intuitiva.

Organizadores de tareas gratuitos

A continuación puede encontrar una lista con otros organizadores de tareas gratuitos buenos. Todos tienen versiones gratuitas con funciones limitadas básicas para aquellos que recién comienzan a usar un software de gestión de tareas o no necesitan opciones avanzadas: 

1. Yanado
2. MeisterTask (existe versión en español)
3. Swit
4. Teamwork
5. Ayoa
6. Easynote
7. Airtable
8. nTask
9. Hitask (existe versión en español)
10. Quire (existe versión en español)

Conclusión

Un gestor de tareas es un servicio necesario para los equipos que trabajan de forma remota y para aquellos que desean controlar el trabajo y la finalización oportuna de las tareas.

Los organizadores de tareas permiten almacenar información de proyectos en un solo lugar, administrar proyectos, compartir información y comunicarse con el equipo de forma remota.